Nếu một bảng kế hoạch sự kiện có ý tưởng rất riêng biệt, khả năng thành công cực kỳ cao nhưng lại không có một đội ngũ nhân sự giỏi, lành nghề thì mãi mãi nó chỉ nằm trên bàn giấy và không thể hiện thực hóa.
Vì thế, để tổ chức triển khai các hạng mục trong một sự kiện thì cần lắm một đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, có tài chiến lược và đủ năng lực hoàn thành tốt các công việc được giao. Vậy đội ngũ “chiến binh” này bao gồm những ai và họ sẽ có những nhiệm vụ gì, cùng Đất Việt Tour tìm hiểu nhé!
Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây
EVENT MANAGER
Đây chính là người giữ vị trí cao nhất và cần phải có đầu óc chiến lược để quản lý hiệu quả cả một đội ngũ nhân sự phía sau. Event Manager có trách nhiệm họp bàn lên phát minh cho sự kiện, lên kế hoạch, viết bảng kế hoạch chi tiết từng hạng mục, lập giá cả dự kiến trình Ban Giám Đốc, quản lý rủi ro trong suốt quá trình diễn ra, phân công nhân sự thực hiện,… Đồng thời, họ phải đứng ra chịu trách nhiệm hoàn thành mọi công việc với Ban Giám Đốc và khách hàng của mình.
EVENT LEADER
Người này sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của Event Manager và điều phối cả một chương trình. Từ việc lên cho riêng mình một bảng công việc chi tiết cần thực hiện, bố trí nhân sự cân xứng, thỏa thuận với các suppliers (nhà cung cấp) về các điều khoản thuê mướn địa điểm, hệ thống âm thanh ánh sáng,… Đảm bao tất cả mọi công việc được triển khai theo đúng như kế hoạch đã đề ra.
EVENT SUPERVISOR
Dựa theo sự phân công cho từng hạng mục thực hiện trong event, người này sẽ chịu nhiệm vụ điều phối quá trình sự kiện được diễn ra, quản lý các vấn đề truyền thông, người nổi tiếng, quản lý đội ngũ PGs, cộng tác viên thực hiện,… Nhiều công ty nhỏ thường bỏ qua chức danh này và phân công luôn cho event executive quản lý, điều này sẽ tạo ra sự khó khăn khi khối lượng công việc là rất lớn, dễ bị chậm tiến độ. Vì thế, nếu còn muốn công ty của bạn chuyên nghiệp hơn nữa thì nên có một người đảm nhận vị trí event supervisor nhé!
EVENT EXECUTIVE
Người này sẽ nhận công việc theo sự phân công và hoàn thành những công việc được giao đúng với giai đoạn. Họ có thể được xem như cánh tay đắc lực của event supervisor khi luôn phải giải quyết tất cả những công việc dù cho là nhỏ nhặt nhất. Sự tỉ mỉ, máu lửa và kinh nghiệm làm việc luôn là yếu tố cần có của một event executive.
ACCOUNT
Account sẽ là những người đến gặp trực tiếp khách hàng để giới thiệu, tư vấn về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Sau đó, nhận brief mang về để cùng các bộ phận khác tổ chức brainstorm và viết kế hoạch, lập bảng báo giá, mang đi thuyết trình và đàm phán với khách hàng. Họ cũng được xem là cầu nối quan trọng của khách hàng khi là nơi để giải quyết các yêu cầu và mọi thắc mắc.
BỘ PHẬN THIẾT KẾ
Dựa vào những yêu cầu từ phía khách hàng mà bộ phận account mang về, các design sẽ cho ra các bản phác thảo ý tưởng và hiện thực hóa chúng thành các mẫu in hoàn chỉnh, hỗ trợ thiết kế trong suốt giai đoạn tổ chức và lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện.
BỘ PHẬN LOGISTIC
Đây chính là bộ phận sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hậu cần như thuê mướn trang thiết bị, sản xuất các hạng mục phục vụ cho event, vận chuyển, bảo quản vật dụng event.
BỘ PHẬN NHÂN SỰ
Tất cả những vấn đề phát sinh đến nhân sự như: quản lý đội ngũ PGS, thuê thêm nhân viên, freelancer, cộng tác viên thời vụ theo dự án đều được bộ phận này triển khai đề xuất với những người chủ quản và luôn bảo đảm đủ nhân sự ở tất cả các bộ phận.
Tùy theo tính chất và quy mô mà sự kiện sẽ bao gồm số lượng người hoặc các bộ phận tham gia tổ chức khác nhau. Những sự kiện nhỏ lẻ thường chỉ có khoảng từ 5 – 10 người phụ trách nhưng đối với các sự kiện trọng đại hơn thì đòi hỏi phải có sự chuyên nghiệp và phân chia bộ phận rõ ràng để tránh khối lượng công việc bị quá tải hoặc chồng chéo lên nhau. Vì thế, hãy luôn đầu tư thật nghiêm túc cho yếu tố nhân sự để mọi việc diễn ra theo đúng như kế hoạch và thành công hơn bạn nhé!
Thanh Lộc – Đất Việt Tour
